Rattaché(e) à la Responsable Formation de la Direction Interrégionale de l’IDF, le/la Assistant(e) de Formation aura pour mission générale d’assurer le suivi administratif, comptable et logistique des actions de formation déployées au sein de la Direction IDF par le service RH.

Plus particulièrement :

1. Administration de la formation

• Créer les sessions, inscrire les collaborateurs (interne/externe) et gérer les repositionnements et envoyer les convocations.
• Suivre les présences, l’absentéisme et mettre à jour les listes de participants.
• Traiter les feuilles d’émargement et les attestations de fin de formation.
• Saisir et mettre à jour les actions de formation dans les outils RH / LMS.
• Envoyer les convocations, feuilles d’émargement et attestations de formation.
• Assurer l’archivage des documents conformément aux obligations légales.

2. Organisation logistique

• Réserver les salles, équipements et supports nécessaires (visio, matériel pédagogique…).
• Assurer la disponibilité des supports de formation (impression, diffusion numérique).
• Préparer l’accueil des intervenants et des stagiaires (prestataires, formateurs internes ou externes).
• Gérer les incidents logistiques (salle, matériel, connexion…).
• Accueillir et orienter les stagiaires lors des sessions organisées en interne.

3. Relations avec les prestataires et les participants

• Contacter les organismes de formation pour devis, conventions, programmes…
• Suivre la contractualisation des actions : devis, commandes, conventions.
• Répondre aux questions des collaborateurs avant/pendant/après la formation.
• Assurer un lien de qualité avec les formateurs et prestataires externes.

4. Suivi administratif et financier

• Monter et suivre les dossiers de prise en charge OPCO.
• Vérifier les factures, suivre les budgets et assurer le rapprochement administratif.
• Mettre à jour les tableaux de bord (coûts, taux de participation, indicateurs…).

5. Qualité, évaluation et amélioration continue

• Collecter les évaluations à chaud.
• Analyser les retours et proposer des pistes d’amélioration.
• Veiller au respect des normes Qualiopi et des processus internes.
• Contribuer à la satisfaction globale des collaborateurs sur les dispositifs de formation.

Le candidat recherché doit posséder une connaissance du cadre légal de la formation professionnelle, maîtriser les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et idéalement les plateformes Talentsoft (TMS). Il devra savoir organiser et gérer plusieurs actions simultanément, faire preuve de rigueur administrative dans la gestion des dossiers et priorités, avoir une aisance relationnelle avec une bonne communication écrite et orale, ainsi qu’une maîtrise du suivi budgétaire et administratif. Doté d’un sens du service et d’une grande disponibilité, il saura faire preuve d’autonomie, de réactivité, d’adaptabilité, de discrétion et de respect de la confidentialité tout en travaillant efficacement en équipe. Le profil requis est un niveau d’études minimum BAC+2/3 avec au moins 2 ans d’expérience dans l’organisation de formations.

Vous bénéficierez des avantages sociaux tels que :

Temps de travail 38h/semaine et 19 RTT/an
Prime d’ancienneté, 13ème mois, prime de vacances, prime de participation et intéressement, prime de performance,
Indemnité transport (remboursement Navigo sur justificatif à hauteur de 75%)
CET, restaurant d’entreprise selon les sites ou une carte de paiement pour les déjeuners (Swile)