Au sein du service Maîtrise d'Ouvrage et Patrimoine et rattaché.e au Responsable achats et contrats, vous assurez la gestion administrative et financière des contrats d’entretien et des contrats concessionnaires (hors traitements automatisés).

Les principales missions confiées sont les suivantes :
1. Assurer la saisie des contrats dans le logiciel comptable.
• Créer les contrats d’entretien récupérables et non récupérables, les avenants et les conditions de dépannage dans le logiciel (IKOS).
• Créer les contrats concessionnaires hors EDI (fourniture d'eau, d'électricité et de gaz) et saisir les informations relatives aux contrats dans l'outil dédié (ouverture, fermeture de point de livraison, ...).

2. Assurer le suivi de la facturation des contrats d'entretien et des contrats concessionnaire - Assurer la gestion administrative et financière hors EDI :
• Suivre la facturation conformément aux échéanciers et collaborer avec la Direction Finance, les fournisseurs et les agences.
• Assurer la relation prestataires et fournisseurs pour pérenniser la facturation.
• Solder les contrats arrivés à leur terme et totalement facturés.
• Suivre les pénalités mises en jeu par les DIR ou agences (saisie et suivi du paiement).
• Mettre à jour les échéanciers dans le cadre des travaux sur les arrêtés comptables.
• Assurer le suivi du contrôle des prestations dans l’outil SI.

3. Répondre aux sollicitations internes et externes portant sur les questions de facturation des contrats d'entretien et contrats concessionnaires hors EDI :
• Etre l'interlocuteur unique en charge de répondre aux demandes d'informations sur les factures.
• Assurer une relation collaborative avec les prestataires pour faciliter les conditions de la facturation (numéro de contrat, périodicités, ...).
• Gérer les blocages sur budgets et tiers en relation avec les autres directions fonctionnelles (demandes compléments budgets ou création de tiers non répertorié).
• Collaborer avec les DIR/agences (référents) et la Direction Patrimoine Groupe pour échanger sur les contrats : réunions activité, inventaires, nouveaux contrats ou équipements, plans d’actions…
• Collaborer avec le pôle charges sur les questions relatives aux charges récupérables (nouveaux contrats, renégociations tarifaires, incidents sur équipements ou défaut de prestations).

4. Assurer une assistance ponctuelle à la passation des appels d'offres
(rédaction de courriers, relances téléphoniques des sociétés, ...) et compléter les tableaux de bord du service.

Connaissances requises :
Vous êtes titulaire d’un Bac +2/3.
Vous bénéficiez d'une première expérience professionnelle de minimum 1 an.
Vous connaissez le vocabulaire technique de l'immobilier tertiaire.
Vous maîtrisez parfaitement les outils et logiciels bureautiques, notamment EXCEL.
Vous avez une appétence pour la gestion des données chiffrées.

Qualités humaines requises :
Des qualités relationnelles, d'initiative et l'esprit d'équipe sont indispensables pour ce poste.
Vous disposez de capacités d'organisation et d'une excellente rigueur.