Au sein de l’Agence de St Germain en Laye, et sous l’autorité du Cadre du service technique, vos principales missions seront :

1. Assurer l’assistance administrative :
·         Assurer le secrétariat de l’activité : courriers, notes, affichages, comptes rendus, convocations, tableaux de bord, classement et archivage,
·         Prendre en charge la préparation matérielle et administrative des réunions et la rédaction de leurs comptes rendus
·         Contribuer au montage des dossiers de consultation, d’appel d’offres et des dossiers marchés. Gérer les consultations sous achat public
·         Assurer l’interface avec les autres services pour diffusion des documents et informations relatifs à l’activité technique
·         Assurer la gestion des GOP, la création des fournisseurs ainsi que le passage des commandes dans IKOS et la création des lignes programmes 

2. Assurer l’assistance opérationnelle :

·         Procéder aux relances et suivi des entreprises sollicitées pour des interventions techniques sur le patrimoine (bons de commande non facturés, doublons, factures non reçues)
·         Assurer le suivi administratif des dommages ouvrage à savoir : prise de rendez-vous avec les locataires, relance les différents intervenant et assurer les rendez-vous de manières exceptionnelles
·         Assurer les demandes et le suivi des assurances chantier (souscription dans l’outil des opérations nécessitant une DO)

·         Veiller à la mise à jour des diagnostics (évaluations périodiques et ponctuelles

·         Apporter un appui administratif au suivi des GE/IMMO : établissement des courriers, ordres de service, PV de réception, comptes rendus de réunions de chantiers

·         Assurer le suivi et la mise à jour des outils notamment la GED

·         Renseigner et exploiter les tableaux de bord en recherchant l’information auprès des opérationnels (agences)

Formation BTS Technique, Comptabilité et Gestion, Assistant gestion PME/PMI, ou expérience équivalente.

Connaissances techniques appréciées.

Autonomie, rigueur, organisation, maîtrise des délais, initiative, aisance relationnelle et sens du travail en équipe. Capacité d’écoute et d’analyse des situations.

Maîtrise des outils informatiques

Vous bénéficierez des avantages sociaux tels que :

- Télétravail fixe et régulier ou occasionnel (condition 3 mois d’ancienneté et éligibilité du poste)
- Temps de travail 38h/semaine et 19 RTT/an
- Prime d’ancienneté, 13ème mois, prime de vacances, prime de participation et intéressement, plan d’épargne salariale, prime de performance,
- Indemnité transport (remboursement Navigo sur justificatif à hauteur de 75%)
- CET, restaurant d’entreprise selon les sites ou une carte de paiement pour les déjeuners (Swile)