Dans le cadre de notre activité, nous recherchons pour l’établissement Ile de France un(e) :

Assistant(e)/Secrétaire (H/F) en CDD de 4 mois à compter du 13 juin 2024.

Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice Territoriale, vous assurez la gestion de l’accueil et du suivi administratif de l’entité.

A ce titre, vous serez en charge, notamment, des missions suivantes :

- Standard téléphonique : réception et traitement des appels, diffusion des messages aux collaborateurs concernés.

- Chrono arrivé et départ : enregistrement et suivi d'un fichier Excel partagé, classement papier, envoi par mail des courriers aux collaborateurs.

- DDL : gestion de la boîte mail générique, réponse aux clients et partenaires, transfert des réclamations aux Responsables de résidence concernés, Gestion VISALE sur la boite DDL.

- Secrétariat prioritaire des 2 Directeurs territoriaux adjoints + Responsable maintenance territorial (gérer les réclamations clients – 6 jours pour répondre)

- Suivi des réclamations clients IDF et sur la Direction territoriale

- Fournitures administratives : recensement des besoins, gestion des stocks, commandes (après aval Directrice territoriale) et réception, distribution auprès des collaborateurs

- Gestion commandes convivialité : achat provisions convivialité suivi et distribution

- Suivi des contrats :

- La poste : commande de timbres (après aval de la directrice territoriale), suivi des carnets remis aux équipes, suivi contrat machine à affranchir et entretien (encre, flamme Adoma à intégrer).

- Hygiène et propreté : réalisation et enregistrement des deux contrôles mensuels des bureaux au sein de la Direction territoriale.

- Affichage obligatoire au sein de la Direction territoriale : à maintenir complet et à jour en permanence

- Conseil de concertation : centraliser les PV de carence, PV d’élection, compte rendu de réunion... + tenir à jour un fichier de suivi.

Dans le cadre du secrétariat du Responsable maintenance territorial :

 - Mise en place d’un mode de distribution des courriers des équipes de maintenance dans les bureaux techniques (bannettes ou autres), diffusion des plis.
- Optimisation des délais de relocation (remise en état, suivi des lots sinistrés).
-Suivi des réunions d’équipe : centraliser les ordres du jour, mettre en forme et tenir à jour les plannings, assurer leur diffusion.
o Réunion périodique plénières
o Réunion de secteur des chef d'équipe maintenance
o Réunion droit d’expression pour la maintenance
-Astreinte : suivi et diffusion des plannings d’astreinte d'ouvriers de maintenance et cadres.
- GED patrimoine : assurer l’enregistrement régulier des documents ressources, selon consignes données par le Responsable maintenance territorial.
- Fluide : sur la base du tableau communiqué chaque début de mois par le Responsable maintenance territorial, centraliser les index des compteurs auprès des OM/CEM entre le 25 et le 28 du mois et les fournir au Responsable maintenance territorial.

De formation Bac + 2 (Assistanat de gestion/de direction), vous disposez d’une expérience d’assistanat de 4 années, idéalement dans le secteur du logement social. Doté(e) de capacités rédactionnelles et d'un esprit de synthèse, vous maîtrisez la gestion administrative d'une entité.

Réactif(ve), autonome et rigoureux(se), vous avez une forte capacité d'organisation. Vous disposez de qualités relationnelles et d'un sens aigu de la confidentialité.

Vous maîtrisez impérativement les outils informatiques (Pack Office). La connaissance du logiciel SAP serait un plus.

Lieu : Asnières sur seine