Au sein d'un service composé de 5 personnes, les missions du poste sont : 

1. Assurer l'assistance administrative :

·    Assurer le secrétariat de l'activité : courriers, notes, affichages, comptes rendus, convocations, tableaux de bord, classement et archivage, Prendre en charge la préparation matérielle et administrative des réunions et la rédaction de leurs comptes rendus
·    Contribuer au montage des dossiers de consultation, d'appel d'offres et des dossiers marchés. Gérer les consultations sous achat public.
·    Assurer l'interface avec les autres services pour diffusion des documents et informations relatifs à l'activité technique.
·    Assurer la gestion des GOP, la création des fournisseurs ainsi que le passage des commandes dans IKOS et la création des lignes programmes
·    Assurer le suivi des contrats et la mise à jour dans IKOS

2. Assurer l'assistance opérationnelle :·    Procéder aux relances et suivi des entreprises aux MBC sollicitées pour des interventions techniques sur le patrimoine 
·    Assurer le suivi administratif des dommages ouvrage. Assurer les demandes et le suivi des assurances chantier 
·    Veiller à la mise à jour des diagnostics 
·    Vérifier les dossiers d'agrément des sous-traitants et les fait compléter si nécessaire  

. Apporter un appui administratif au suivi des GE/IMMO : établissement des courriers, ordres de service, PV de réception, comptes rendus de réunions de chantiers

·    Assurer le suivi et la mise à jour des outils notamment la GED
Renseigner et exploiter les tableaux de bord 

- Formation Bac +2 d’Assistante de Direction ou Professions Immobilières
- Une expérience dans un poste similaire est souhaitable.
- La maîtrise de l’outil informatique et de bonnes capacités rédactionnelles sont
exigées.
- Des qualités relationnelles, de méthode, d’autonomie et d'initiative sont
indispensables.
- De bonnes notions techniques seraient appréciées pour ce poste (du vocabulaire technique du bâtiment, des principales pathologies techniques du bâtiment…)