Au sein du service Maîtrise d'Ouvrage et Patrimoine et rattaché.e au Responsable achats et contrats, vous assurez la gestion administrative et financière des contrats d’entretien et des contrats concessionnaires.

Les principales missions confiées sont les suivantes :

Assurer la saisie des contrats dans le logiciel comptable :

. Saisir les contrats d’entretien, les contrats concessionnaires (fourniture d'eau, d'électricité et de gaz), les avenants et les conditions de dépannage dans le logiciel comptable.

. Numériser et archiver les contrats.

Assurer le suivi de la facturation des contrats d'entretien :

. Suivre la facturation conformément aux échéanciers et collaborer avec le service comptabilité.

. Assurer la relation avec les prestataires pour pérenniser la facturation.

. Etre l'interlocuteur unique en charge de répondre aux demandes d'informations internes sur les factures.

. Suivre les pénalités contractuelles (saisie et suivi du paiement).

Participer à la conclusion des nouveaux contrats et à leurs modifications :

. Assurer la mise en concurrence des contrats de faible montant (demandes de devis).

. Suivre la mise en œuvre des procédures dans le respect du calendrier prévisionnel et des process internes.

. Rédiger les pièces administratives du dossier de consultation des entreprises sur la base des trames fournies.

. Rédiger les avenants (modification des contrats) et suivre la procédure en lien avec les entreprises.

. Assurer une assistance ponctuelle à la passation des appels d'offres (rédaction de courriers, relances téléphoniques des sociétés...).

. Tenir à jour les tableaux de bord et de suivi du service.

Connaissances requises :
. Expérience dans poste similaire appréciée.
. Excellente maîtrise de la micro-informatique.
. Appétence pour la gestion de données chiffrées.

Qualités humaines requises :
. Très bon relationnel.
. Esprit d’équipe.
. Organisation - Rigueur - Autonomie.

Avantages sociaux :
. Temps de travail 38h/semaine (horaires souples) et 19 RTT/an.
. 29 jours de congés payés.
. Prime 13ème mois, prime de vacances.
. Supplément familial de traitement (sur justificatif enfants à charge).
. Indemnité transport ou remboursement transport public sur justificatif à hauteur de 75%.
. Carte déjeuner 10,85 € par jour travaillé (part employeur 60 %)
. Mutuelle familiale et prévoyance.
. Accord QVCT
. Prestations CSE.