Sous la hiérarchie du responsable du Pôle Technique de l'agence Annecy Léman, au sein d'une équipe composée de 4 personnes, vous assurez l'assistance administrative et opérationnelle du pôle technique, afin de garantir un niveau de satisfaction et une qualité de suivi des dossiers conformes aux attentes.

Vos principales missions confiées sont les suivantes :

Assurer l’assistance administrative :

• Assurer le secrétariat de l’activité courrier : notes, affichages, comptes- rendus, convocations, tableaux de bord, classement et archivage.

• Prendre en charge la préparation matérielle et administrative des réunions et la rédaction de leurs comptes-rendus.

• Contribuer au montage des dossiers de consultation, d’appel d’offres et des dossiers marchés. Gérer les consultations sous achat public.

• Assurer l’interface avec les autres services pour diffusion des documents et informations relatifs à l’activité technique.

• Assurer la gestion des GOP, la création des fournisseurs ainsi que le passage des commandes dans le logiciel IKOS et la création des lignes programmes.

Assurer l’assistance opérationnelle :

• Procéder aux relances des entreprises sollicitées pour des interventions techniques sur le patrimoine.

• Assurer le suivi administratif des dommages-ouvrages. Assurer les demandes et le suivi des assurances chantier.

• Veiller à la mise à jour des diagnostics (évaluations périodiques et ponctuelles).

• Vérifier les dossiers d’agrément des sous-traitants et les faire compléter si nécessaire.

• Apporter un appui administratif au suivi des GE/IMMO : établissement des courriers, ordres de service, PV de réception, comptes-rendus de réunions de chantiers.

• Assurer le suivi et la mise à jour des outils notamment la GED.

• Renseigner et exploiter les tableaux de bord en recherchant l’information auprès des opérationnels.

Formation : Bac+2 - Assistanat technique

Compétences opérationnelles :

. Compétences administratives et rédactionnelles.
. Connaissances des travaux des corps d'état technique et secondaire.
. Savoir appliquer la règlementation des marchés publics en matière de travaux.
. Connaitre la règlementation en matière de sécurité et prévention liée aux travaux.
. Maîtriser les outils informatiques - Exploiter les outils de reporting.
. Savoir collecter l'information, la hiérarchiser et la synthétiser.
. Assurer le suivi administratif des dossiers confiés.

Compétences comportementales :
. Très bon relationnel.

. Organisation et rigueur
. Discrétion et sens de la confidentialité
. Sens de la qualité de service
. Sens des priorités
. Ecoute et diplomatie

Avantages sociaux :
. Télétravail fixe et régulier 1 jour ou occasionnel (condition 3 mois d’ancienneté et éligibilité du poste).
. Temps de travail 38h/semaine et 19 RTT/an.
. 29 jours de congés payés.
. Prime d’ancienneté, 13ème mois, prime de vacances, prime de participation et
intéressement, plan d’épargne salariale, prime de performance.
. Supplément familial de traitement (sur justificatif enfants à charge)
. Indemnité transport ou remboursement transport public sur justificatif à hauteur de
75%.
. Compte Epargne temps.
. Carte déjeuner 10,50 € par jour travaillé (part employeur 60 %)
. Mutuelle familiale et prévoyance.
. Prestations CSE.