L’Assistant d’agence prend en charge ou contribue à différentes activités administratives pour seconder le Directeur d’agence.
Il endosse un rôle d’interface au sein de l’agence et se positionne comme un appui administratif auprès des équipes.
 

Missions et principales activités, qui concernent notamment : 

1. Assurer le secrétariat

• Assister la direction de l’agence auquel il/elle est rattaché(e) dans le suivi des dossiers, du courrier et la tenue de l'agenda
• Etablir le planning des réunions, prendre en charge la préparation matérielle des réunions, organiser les déplacements, louer et réserver les salles
• Traiter les relations téléphoniques et gérer les demandes en transmettant les messages, en orientant les interlocuteurs, en répondant directement
• Assurer l’interface entre les différents services et rédiger les notes de service
• Coordonner les réponses des courriers reçus avec les différents services, organiser et réaliser le classement, tenir à jour les dossiers
• Assister la direction de l’agence dans la gestion des dossiers spécifiques
• Centraliser les documents, assurer les relais et coordonner les réponses sur les dossiers sensibles ou officiels
• Organiser et réaliser le classement
• Assurer la coordination avec les autres assistantes

2.Assurer les missions administratives RH de l’agence

• Assurer la gestion administrative du personnel de l’agence (planning des congés,…).
• Préparer l’arrivée des collaborateurs, les accueillir et aider à leur intégration
• Assurer la gestion des visites médicales, des arrêts maladie et des accidents de travail
• Afficher les communications des instances représentatives du personnel ou affichages réglementaires et obligatoires
• Mettre à jour les listes de diffusion, répertoires et les organigrammes, notamment dans la base de connaissances dans le centre d’appels

3. Assurer les missions spécifiques

• Assister la direction de l’agence auquel il/elle est rattaché(e) dans le suivi et de la gestion quotidienne des relations professionnelles internes et externes
• Assurer le fonctionnement matériel de l’agence et contribuer à la qualité de l’environnement de travail (fournitures, commandes, EPI, …)
• Assurer l’accueil en remplacement du chargé d’accueil en son absence

Le candidat idéal pour nous rejoindre…

Est diplômé d’un Bac+2 / Formation Secrétariat, BTS PME/PMI.
Possède une sensibilité développée pour les ressources humaines.
Est autonome, rigoureux, organisé, et maîtrise les délais tout en prenant des initiatives.
A une aisance relationnelle et un sens du travail en équipe.
A une capacité d’écoute et d’analyse des situations.
Maîtrise les outils informatiques usuels : Word et Excel.
 

Vous bénéficierez des avantages sociaux tels que :

• Télétravail 1 jour fixe ou occasionnel (condition 3 mois d’ancienneté)
• Temps de travail 38h/semaine et 19 RTT/an
• Prime d’ancienneté, 13ème mois, prime de vacances, prime de participation et intéressement, prime de performance,
• Indemnité transport (remboursement Navigo sur justificatif à hauteur de 75%)
• CET, restaurant d’entreprise selon les sites ou une carte de paiement pour les déjeuners (Swile)